Υπάρχει διαχείριση μέσων κοινωνικής δικτύωσης, μετά υπάρχει διαχείριση μέσων κοινωνικής δικτύωσης για κρατικούς φορείς. Τελικά, ποιος άλλος μπορεί να πει ότι οι αναρτήσεις του υπολογίζονται ως δημόσιο αρχείο σύμφωνα με τον Νόμο για την Ελευθερία της Πληροφορίας (FOIA);



2222 Άγγελος έννοια

Για να διατηρηθεί η συμμόρφωση με τη νομοθεσία, οι κυβερνητικοί οργανισμοί πρέπει να εφαρμόζουν ενδελεχείς πρακτικές αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Δεν είναι η πιο συναρπαστική δουλειά, αλλά είναι κρίσιμης σημασίας για την προστασία της εταιρείας σας από μελλοντικούς κινδύνους. Υπάρχουν μια σειρά από εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης που βοηθούν τις κρατικές υπηρεσίες διαχειριστείτε αυτήν τη διαδικασία, αλλά προτού κάνετε μια επιλογή, πρέπει να κατανοήσετε τη μοναδική προσέγγιση της πολιτείας σας στη διατήρηση αρχείων μέσων κοινωνικής δικτύωσης.



Σε αυτό το άρθρο, καλύπτουμε τις βασικές αρχές της αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης, ώστε να μπορείτε να λάβετε την πιο ενημερωμένη δυνατή απόφαση.

Σημείωση: Οι πληροφορίες που παρέχονται σε αυτό το άρθρο δεν αποτελούν επίσημη νομική συμβουλή και δεν προορίζονται να αποτελέσουν. Παρακαλούμε ελέγξτε μας πλήρης αποποίηση ευθύνης πριν διαβάσετε περαιτέρω.

Τι είναι η αρχειοθέτηση μέσων κοινωνικής δικτύωσης;

Η αρχειοθέτηση μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι η πρακτική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας περιεχομένου που κοινοποιείται από και με έναν οργανισμό, ώστε να μπορεί να γίνει αναφορά σε αυτό σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας αποθηκεύονται τοπικά από έναν οργανισμό, ώστε να διατηρούν τη συμμόρφωση με τους νόμους για τα δημόσια αρχεία.

Μια εικόνα βασισμένη σε κείμενο που λέει,"What is social media archiving? Social media archiving is the practice of backing up content shared by and with an organization so that it can be referenced at a later date. These backups are stored locally by an organization so they maintain compliance with public records laws."

Σε αντίθεση με τα παραδοσιακά δημόσια αρχεία, τα αρχεία μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι άμεσα ορατά στο κοινό μόλις δημιουργηθούν από την εταιρεία σας και τους ψηφοφόρους σας. Τα νόμιμα (δηλαδή, όχι ανεπιθύμητα) σχόλια, απαντήσεις, αναφορές και μηνύματα DM μπορούν όλα να θεωρηθούν ως δημόσιο αρχείο μόλις δημοσιευτούν στα κοινωνικά προφίλ σας.

Πολλά —αλλά όχι όλα— κράτη έχουν εκδώσει συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τα δημόσια αρχεία των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και την αποθήκευση τους. Απευθυνθείτε στον ιστότοπο του υπουργείου Εξωτερικών σας για τις πιο ενημερωμένες οδηγίες για τις πρακτικές αρχειοθέτησης των μέσων κοινωνικής δικτύωσης.



Γιατί είναι σημαντική η αρχειοθέτηση μέσων κοινωνικής δικτύωσης για κρατικούς φορείς;

Η αρχειοθέτηση περιεχομένου μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι μια κρίσιμη πρακτική για τη διατήρηση της διαφάνειας. Χωρίς μια συγκεκριμένη διαδικασία τήρησης αρχείων για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ο οργανισμός σας ενδέχεται να μην είναι σε θέση να συμμορφωθεί με τα αιτήματα της FOIA για αυτές τις πληροφορίες.

Το FOIA μπορεί να θεσπίστηκε το 1966, αλλά οι εφαρμογές του είναι αρκετά ευρείες ώστε να εφαρμοστούν στη σύγχρονη τεχνολογία μέσω του ορισμός του όρου «ρεκόρ» . Σύμφωνα με το FOIA, ένα αρχείο θεωρείται κάθε γραπτό που δημιουργείται ή αποκτάται από μια υπηρεσία ή υπό τον έλεγχο της υπηρεσίας κατά τη στιγμή της αίτησης. Αυτό περιλαμβάνει βιβλία, χαρτιά, φωτογραφίες, βίντεο - και φυσικά, περιεχόμενο των μέσων κοινωνικής δικτύωσης .

Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, περιλαμβάνει περισσότερα από το περιεχόμενο μιας ίδιας της ανάρτησης. Τα σχόλια, οι απαντήσεις και οι επισημάνσεις 'μου αρέσει' υπολογίζονται επίσης ως ληφθέντα αρχεία που πρέπει επίσης να αρχειοθετηθούν στο πλαίσιο της FOIA. Ακόμη και οι απλές ενημερώσεις, όπως αυτή η ανάρτηση από τη σελίδα του City of Las Vegas στο Facebook, υπόκεινται σε πρακτικές αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης.



Μια ανάρτηση στο Facebook από την κυβέρνηση της πόλης του Λας Βέγκας που εξηγεί ότι τα μετρητά δεν θα γίνονται πλέον δεκτά στο Floyd Lamb Park στο περίπτερο εισόδου του Tule Springs.

Οι κρατικοί φορείς είναι υπεύθυνοι για τη δημιουργία των δικών τους διαδικασιών αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Οι πλατφόρμες διατηρούν περιεχόμενο κοινωνικών μέσων, αλλά μόνο για τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα. Τα κοινωνικά δίκτυα—όπως το Facebook, το X (παλαιότερα γνωστό ως Twitter), το Instagram ή το LinkedIn—είναι ιδιωτικές εταιρείες. Δεν δεσμεύονται από το FOIA, επομένως δεν χρειάζεται να διατηρούν περιεχόμενο χρήστη επ' αόριστον. Μόλις φύγει αυτό το περιεχόμενο, είναι πιθανό να έχει φύγει οριστικά.

16 στην αριθμολογία

Πώς και πότε να αρχειοθετήσετε το περιεχόμενο των μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θεωρούνται δημόσια εγγραφή σε όλες τις Ηνωμένες Πολιτείες, αλλά ορισμένες πολιτείες έχουν μοναδικούς νόμους διατήρησης δημοσίων αρχείων που έχουν επιπτώσεις στο πώς και πότε να αρχειοθετείται το κοινωνικό περιεχόμενο.

Εάν η πολιτεία σας δεν έχει συγκεκριμένη νομοθεσία σχετικά με τον τρόπο χειρισμού της αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης, το Εθνική Αρχεία και Διοίκηση Αρχείων προσφέρει οδηγίες για να το κάνετε σωστά. Αυτές οι μέθοδοι περιλαμβάνουν:

  • Χρήση ροών RSS, αθροιστών ή μη αυτόματων μεθόδων για την καταγραφή περιεχομένου.
  • Χρησιμοποιώντας εργαλεία ενσωματωμένα σε ορισμένες πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης για την εξαγωγή περιεχομένου.
  • Χρήση διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών για συγκεκριμένη πλατφόρμα (αλλιώς γνωστές ως API ) για να τραβήξετε περιεχόμενο.

Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί τακτικά μέσα κοινωνικής δικτύωσης σε πολλές πλατφόρμες, θα θελήσετε να ακολουθήσετε την προσέγγιση API. Ακούγεται περίπλοκο, αλλά αυτά τα εργαλεία και υπηρεσίες τρίτων απλοποιούν την κατά τα άλλα χρονοβόρα μη αυτόματη προσπάθεια συγκέντρωσης και οργάνωσης εξερχόμενου και εισερχόμενου περιεχομένου.

Η πτυχή «πότε» της αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη μέθοδο της επιλογής σας. Εάν σκοπεύετε να αρχειοθετήσετε περιεχόμενο με μη αυτόματο τρόπο, θα θέλετε να το κάνετε σε εβδομαδιαία ή ακόμα και καθημερινή βάση για να αποφύγετε να αφήσετε την εργασία να γίνει υπερβολικά συντριπτική. Ωστόσο, εάν αρχειοθετείτε με την υποστήριξη ενός εργαλείου, μπορείτε να αρχειοθετείτε σε τριμηνιαία βάση.

Βέλτιστες πρακτικές αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Η ιδέα της καταγραφής και της διατήρησης κάθε ανάρτησης, σχολίου και αλληλεπίδρασης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης της εταιρείας σας μπορεί να είναι τρομακτική, αλλά μην πανικοβληθείτε. Χρησιμοποιήστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές για να παραμείνετε συμμορφωμένοι χωρίς να κατακλύζεστε.

αριθμός 16 βιβλική έννοια

Καθορίστε τους ρόλους και τις αρμοδιότητες για τη διαχείριση αρχείων

Επιτρέποντας την αρχειοθέτηση μέσων κοινωνικής δικτύωσης να είναι ευθύνη όλων χωρίς να την κάνει δουλειά κανενός, αφήνει την εταιρεία σας ανοιχτή σε μεγάλους κινδύνους. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για οργανισμούς που διαχειρίζονται πολλά προφίλ σε πλατφόρμες. Όσο περισσότερες πληροφορίες μοιράζεστε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τόσο πιο εύκολο είναι να χαθεί ένα αρχείο.

Αποφύγετε αυτή τη μοίρα ορίζοντας τους ρόλους και τις αρμοδιότητες αρχειοθέτησης μαζί με βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς κοινωνικής δικτύωσης. Συνεργαστείτε για να εντοπίσετε τα ακόλουθα:

  • Ποιος θα είναι ο κατάλληλος για αρχειοθέτηση μέσων κοινωνικής δικτύωσης; Αυτό το άτομο είναι υπεύθυνο για την ανάπτυξη και τη διατήρηση ενημερωμένων διαδικασιών τήρησης αρχείων που σχετίζονται με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Είναι επίσης υπεύθυνοι για την εκτέλεση ή την ανάθεση καθηκόντων αρχειοθέτησης με τον καθορισμένο ρυθμό του οργανισμού σας.
  • Πόσο συχνά πρέπει να αρχειοθετούνται οι αναρτήσεις; Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, αυτό εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη μέθοδο αρχειοθέτησης που προτιμάτε.
  • Πού θα αποθηκευτεί το αρχειοθετημένο περιεχόμενο και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό; Το άνοιγμα αρχείων σε κοινόχρηστο χώρο αποθήκευσης αφήνει τις εταιρείες υπεύθυνες για τυχόν κακούς παράγοντες που ενδέχεται να παραβιάσουν το αρχειοθετημένο περιεχόμενο. Για να είστε ασφαλείς, καθορίστε πού μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια οι εγγραφές (και τα αντίγραφα ασφαλείας τους).

Ενισχύστε αυτό που μετράει ως δημόσιο αρχείο νωρίς και συχνά

Όταν οι άνθρωποι σκέφτονται το «FOIA», απεικονίζουν έγγραφα, φωτογραφίες και email. Οι αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, από την πλευρά τους, δεν είναι συνήθως κορυφαίες. Εναπόκειται στην ομάδα σας να διασφαλίσει ότι κάθε μέλος του προσωπικού στον οργανισμό σας κατανοεί τον αληθινό ορισμό του δημόσιου αρχείου και πού εμπίπτουν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

43 αριθμός αγγέλου έννοια

Ενσωματώστε πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου που θεωρούνται δημόσιο αρχείο στην πολιτεία σας κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης του προσωπικού και των συνεδριών επιβίβασης. Ενημερώστε την πολιτική σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να συμπεριλάβετε ρητά τα πρέπει και τα μη συμμόρφωση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης . Μερικές φορές, μπορεί να αισθάνεται υπερβολική επικοινωνία, αλλά όταν πρόκειται για τον δημόσιο τομέα, είναι πάντα καλύτερα ασφαλές παρά συγγνώμη.

Επανεξετάζετε τακτικά την πολιτική σας για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Τα δίκτυα κοινωνικών μέσων αλλάζουν συχνά και αυτές οι αλλαγές μπορεί να μοιάζουν με οτιδήποτε—από νέους όρους παροχής υπηρεσιών έως νέες δυνατότητες. Όλες αυτές οι ενημερώσεις μπορούν να οδηγήσουν σε αλλαγές στην προσέγγιση του οργανισμού σας στη διαδικασία αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Γι' αυτό είναι επιτακτική ανάγκη να επανεξετάσετε το δικό σας πολιτική κοινωνικής δικτύωσης τακτικά.

Μια καλή πολιτική μέσων κοινωνικής δικτύωσης αντιμετωπίζει μια σειρά θεμάτων, συμπεριλαμβανομένων των κατευθυντήριων γραμμών για προσωπικούς λογαριασμούς, των κανόνων συσχέτισης οργανισμών και των νομικών οδηγιών. Αυτά τα θέματα δεν είναι στατικά, επομένως είναι καλύτερο να τα επισκέπτεστε ξανά σε τακτική βάση ή όταν πραγματοποιείται μια σημαντική αλλαγή πλατφόρμας.

Εργαλεία αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης για διευκόλυνση της διαδικασίας

Τώρα που έχετε μερικές βέλτιστες πρακτικές για αναφορά, είστε έτοιμοι να ελέγξετε ορισμένα εργαλεία. Οι παρακάτω πλατφόρμες θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τις ανάγκες συμμόρφωσής σας χωρίς να θυσιάσετε την αποτελεσματικότητα.

1. Sprout Social

Το Sprout Social ενοποιεί τον προγραμματισμό, την αναφορά, την ακρόαση και την αρχειοθέτηση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης σε ένα κεντρικό εργαλείο, υποστηρίζοντας πιο βελτιωμένες ροές εργασίας για κρατικούς φορείς. Σε περίπτωση αιτήματος εγγραφής, οι έμποροι μπορούν να εμφανίσουν συγκεκριμένες αναρτήσεις χρησιμοποιώντας το εργαλείο αναζήτησης στο Εκδόσεις Ενότητα . Μπορείτε να βρείτε σχετικά σχόλια και απαντήσεις χρησιμοποιώντας το εργαλείο αναζήτησης στο Έξυπνα Εισερχόμενα.

Οι κρατικοί φορείς μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν το Sprout's Εξαγωγή εισερχομένων για γρήγορη εξαγωγή αναρτήσεων, μηνυμάτων και κριτικών από τα Έξυπνα Εισερχόμενα σε αρχείο CSV για σκοπούς τήρησης αρχείων. Αυτές οι εξαγωγές παρέχουν σαφή τεκμηρίωση αναλυτικών μεταδεδομένων, συμπεριλαμβανομένων του τύπου μηνύματος και των χρονικών σφραγίδων, του χρήστη Sprout που έστειλε ή επεξεργάστηκε κάθε μήνυμα και μόνιμους συνδέσμους προς το μήνυμα στο αρχικό δίκτυο.

Κινούμενο GIF που δείχνει πώς να εξάγετε πληροφορίες από το Sprout Smart Inbox σε ένα αρχείο CSV.

Ζητήστε μια επίδειξη

έννοια του 11

3. ArchiveSocial

ArchiveSocial είναι μια λύση αρχειοθέτησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης που υποστηρίζεται από το CivicPlus. Αυτό το εργαλείο υποστηρίζει τους εμπόρους σε κυβερνητικούς φορείς με διατήρηση αρχείων σε πραγματικό χρόνο σύμφωνα με τους νόμους για τα δημόσια αρχεία. Ενώ το CivicPlus προσφέρει ένα χαρτοφυλάκιο λύσεων για οργανισμούς του δημόσιου τομέα, το ArchiveSocial είναι μια λύση που επικεντρώνεται αποκλειστικά στην αρχειοθέτηση.

Ένα στιγμιότυπο οθόνης του ArchiveSocial's website home page.

3. Καταψύκτης σελίδων

Καταψύκτης σελίδων είναι μια άλλη λύση ψηφιακής αρχειοθέτησης σε πραγματικό χρόνο που υποστηρίζει τη σωστή διατήρηση της δραστηριότητας του ιστού και των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Το εργαλείο επιτρέπει σε οργανισμούς οποιουδήποτε μεγέθους να διατηρούν μόνιμα ψηφιακό περιεχόμενο στα κοινωνικά δίκτυα και όχι μόνο, στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία και να τα αναπαράγουν ξανά σαν να ήταν ακόμα ζωντανά. Ενώ το Pagefreezer προσφέρει περισσότερα από την απλή αρχειοθέτηση κοινωνικής δικτύωσης, δεν προσφέρει δυνατότητες προγραμματισμού, αναφοράς ή ακρόασης μέσων κοινωνικής δικτύωσης.

Ένα στιγμιότυπο οθόνης του PageFreezer's website home page.

Βελτιώστε την προσέγγισή σας για την αρχειοθέτηση μέσων κοινωνικής δικτύωσης με το Sprout

Με το Sprout Social, οι κρατικοί φορείς μπορούν να ενοποιήσουν τη διαχείριση και την αρχειοθέτηση μέσων κοινωνικής δικτύωσης σε ένα μόνο στοιχείο γραμμής προϋπολογισμού, διατηρώντας παράλληλα ένα ισχυρό επίπεδο συμμόρφωσης.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς το Sprout βοηθά τις κυβερνητικές υπηρεσίες να δημιουργήσουν ισχυρότερες σχέσεις με τους ψηφοφόρους τους μέσω της δύναμης των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, προγραμματίστε μια επίδειξη σήμερα .

Αποποίηση ευθυνών

Οι πληροφορίες που παρέχονται σε αυτό το άρθρο δεν αποτελούν επίσημη νομική συμβουλή και δεν προορίζονται. όλες οι πληροφορίες, το περιεχόμενο, τα σημεία και το υλικό προορίζονται για γενικούς ενημερωτικούς σκοπούς. Οι πληροφορίες σε αυτόν τον ιστότοπο ενδέχεται να μην αποτελούν τις πιο ενημερωμένες νομικές ή άλλες πληροφορίες. Η ενσωμάτωση οποιωνδήποτε οδηγιών που παρέχονται σε αυτό το άρθρο δεν εγγυάται ότι μειώνεται ο νομικός σας κίνδυνος. Οι αναγνώστες αυτού του άρθρου θα πρέπει να επικοινωνήσουν με τη νομική ομάδα ή τον δικηγόρο τους για να λάβουν συμβουλές σχετικά με οποιοδήποτε συγκεκριμένο νομικό ζήτημα και θα πρέπει να απέχουν από το να ενεργούν βάσει πληροφοριών σχετικά με αυτό το άρθρο χωρίς προηγουμένως να ζητήσουν ανεξάρτητη νομική συμβουλή. Η χρήση και η πρόσβαση σε αυτό το άρθρο ή οποιονδήποτε από τους συνδέσμους ή τους πόρους που περιέχονται στον ιστότοπο δεν δημιουργεί σχέση δικηγόρου-πελάτη μεταξύ του αναγνώστη, του χρήστη ή του προγράμματος περιήγησης και τυχόν συνεισφερόντων ή συνεισφερόντων δικηγορικών γραφείων. Οι απόψεις που εκφράζονται από οποιονδήποτε συνεργάτη σε αυτό το άρθρο είναι δικές τους και δεν αντικατοπτρίζουν τις απόψεις του Sprout Social. Δια του παρόντος αποποιείται ρητώς κάθε ευθύνη σε σχέση με ενέργειες που έγιναν ή δεν έγιναν βάσει του περιεχομένου αυτού του άρθρου.

Μοιράσου Το Με Τους Φίλους Σου: