Μάθετε Τον Αριθμό Του Αγγέλου Σας
10 απλά βήματα για ομαλότερες διακοπές εργασίας (με πρότυπο)
Εάν συμμετέχετε σε μια πολυάσχολη ομάδα στην εργασία, η προετοιμασία για διακοπές μπορεί να είναι μια τεράστια έλξη.
Ειρωνικό, σωστά;
Ωστόσο, το ποσοστό με το οποίο οι εργαζόμενοι σήμερα παραμελούν να πάρουν άδεια είναι ανησυχητικό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα καθώς όλο και περισσότεροι άνθρωποι καταπολέμηση της εξάντλησης στο γραφείο.
Σκεφτείτε ότι τελείωσε 55% των εργαζομένων στην πραγματικότητα δεν χρησιμοποίησαν το διατιθέμενο PTO τους το 2018. Αυτό μεταφράζεται σε περισσότερα από 65 δισεκατομμύρια δολάρια σε οφέλη που χάθηκαν.
Ναι.
555 δίδυμη φλόγα
Ακούστε: το άγχος της προετοιμασίας για το PTO δεν πρέπει να επισκιάζει την ικανότητά σας να φορτίζετε και να απολαμβάνετε διακοπές. Στον απόηχο της COVID-19 , οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι χρειάζονται περισσότερη βοήθεια από ποτέ όταν πρόκειται για αποσύνδεση και δημιουργία χώρου για διακοπές.
Τα 10 βήματα προετοιμασίας για PTO (χωρίς να τονίζουμε εντελώς)
Αντί να εξετάσουμε το επερχόμενο PTO σας ως πηγή ατελείωτης λίστας υποχρεώσεων, έχουμε χωρίσει τη διαδικασία σε δέκα απλά βήματα.
Ακολουθούν δέκα βασικά πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν φύγετε για διακοπές (μείον το freakout). Μεταφράσαμε επίσης αυτά τα βήματα σε ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε εύκολα τις βασικές πληροφορίες για τους συναδέλφους σας εδώ:
1. Αποφασίστε εάν θα αποσυνδέσετε πλήρως ή όχι
Πρώτα πράγματα πρώτα: πρόκειται να βγείτε εντελώς από το πλέγμα ή να πάρετε μέρος της εργασίας σας μαζί σας σε διακοπές;
Δεν υπάρχει σωστή απάντηση εδώ. Σίγουρα, το οφέλη ψυχικής υγείας διακοπών από την πρίζα είναι καλά τεκμηριωμένα.
Αλλά ανάλογα με τον ρόλο σας ή ακόμα και τις πολιτικές της εταιρείας, ενδέχεται να μην είναι δυνατή η αποσύνδεση εντελώς.
Δεδομένου ότι ένα συγκλονιστικό 78% των ανθρώπων ας πούμε ότι θα κάνουν διακοπές μόνο αν εξακολουθούν να έχουν πρόσβαση στη δουλειά τους, κάνοντας τουλάχιστον κάτι ενώ μακριά από το γραφείο είναι ο κανόνας (για το καλύτερο ή το χειρότερο).
Είτε έτσι είτε αλλιώς, σας προτείνουμε να ορίσετε ορισμένους βασικούς κανόνες για να αποφύγετε τη συνεχή εφημερία κατά τη διάρκεια των διακοπών.
Για παράδειγμα, προσπαθήστε να καταστήσετε σαφές στους συναδέλφους σας ότι θα είστε διαθέσιμοι μόνο μέσω email και θα απαντάτε μόνο σε μηνύματα τις πρωινές ή τις βραδινές ώρες. Θα μπορούσατε επίσης να πείτε ότι θα χρησιμοποιήστε το Slack για check-in, αλλά οι τηλεφωνικές κλήσεις και τα email είναι εκτός ορίων.
2. Εάν είναι δυνατόν, προγραμματίστε το PTO σας εκ των προτέρων
Αυτό μπορεί να μοιάζει με το μυαλό, αλλά το να δίνεις στον εαυτό σου και στους συναδέλφους σου ένα προβάδισμα πριν από το PTO είναι κερδοφόρο.
Πως και έτσι? Κερδίζετε επειδή μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε μπροστά, κάνοντας προσαρμογές στις συναντήσεις ή τις καμπάνιες σας. Εν τω μεταξύ, οι συνάδελφοί σας κερδίζουν καθώς είναι σε θέση να διαχειριστούν τις προσδοκίες τους και δεν τυφλώνονται από μια δουλειά που πέφτει στους γύρους τους. Ένας εύκολος τρόπος για να το επικοινωνήσετε αυτό μπορεί να είναι κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης της ομάδας μερικές εβδομάδες έξω ή με μια πρόσκληση ημερολογίου που αποστέλλεται σε εκείνους που πρέπει να γνωρίζουν.
Έννοια αριθμού 1107 αγγέλου
Στην ιδανική περίπτωση, η προετοιμασία για διακοπές δεν πρέπει να σημαίνει περιπλάνηση και πανικό της τελευταίας στιγμής. Θυμηθείτε ότι το PTO επηρεάζει τα προγράμματα συναδέλφων σας εκτός από τα δικά σας. Ακόμη και μια ειδοποίηση αξίας δύο ημερών θα εκτιμηθεί πολύ.
3. Αναθέστε εργασίες σε συναδέλφους που εμπιστεύεστε
Μην κάνετε το λάθος να αφήσετε μια λίστα υποχρεώσεων για τους συναδέλφους σας και να την καλέσετε μια μέρα.
Αντ 'αυτού, μιλήστε τους. Κατά προτίμηση αυτοπροσώπως και στη συνέχεια ακολούθησε ένα email επιβεβαίωσης για λόγους λογοδοσίας. Αφήστε τους να γνωρίζουν τι χρειάζεστε βοήθεια.
Οι πραγματικές συνομιλίες θα αποκαλύψουν πιθανές ερωτήσεις που μπορεί να έχουν οι συνάδελφοί σας σχετικά με το τι πρέπει να γίνει. Προφανώς θα πρέπει να παραδώσετε εργασίες σε άτομα που εμπιστεύεστε, αλλά και σε άτομα που δεν κατακλύζονται από την εργασία τους.
Ως δευτερεύουσα σημείωση, πρέπει να δώσετε πίστωση στους συναδέλφους σας! Παρόλο που ορισμένοι από εμάς μπορεί να αισθάνονται ότι είμαστε εντελώς αναντικατάστατοι στη δουλειά, ο κόσμος (πιθανότατα) δεν πρόκειται να τελειώσει επειδή αφιερώνετε χρόνο.
4. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας έχει πρόσβαση στα εργαλεία που χρειάζονται
Φανταστείτε αυτό: είστε διαχειριστής κοινωνικών μέσων που αφήσατε τον λογαριασμό Twitter της εταιρείας σας στα χέρια ενός κατώτερου υπαλλήλου.
Αλλά όταν έρθει η ώρα να πραγματοποιήσετε την εβδομαδιαία ερώτηση και ερώτησή σας, είναι κλειδωμένα όλα των κοινωνικών λογαριασμών σας. Χωρίς δημοσιεύσεις, χωρίς ερωτήσεις. Τίποτα.
Αυτό και πάλι μιλά για την ανάγκη να μιλήσετε με τους συναδέλφους σας και να βεβαιωθείτε ότι έχουν τα κατάλληλα εργαλεία και άδειες για να πάρουν το χαλαρό. Για παράδειγμα, το Sprout σάς επιτρέπει να παραχωρήσετε συγκεκριμένη πρόσβαση και δικαιώματα στα μέλη της ομάδας χωρίς να χρειάζεται να περάσετε από μια δέσμη εισόδων.
Μοιάζει πολύ με ένα διαδικασία έγκρισης κοινωνικών μέσων , είναι σημαντικό οι συνάδελφοί σας να δοκιμάσουν τυχόν εργαλεία και να ελέγξουν ξανά τους κωδικούς πρόσβασης ενώ προετοιμάζεστε για διακοπές σε σχέση με το γεγονός.
5. Αυτοματοποιήστε και ουρά όσο πιο πριν μπορείτε
Αυτή η συμβουλή είναι ιδιαίτερα σημαντική για όσους εργάζονται σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αλλά ισχύει και για διαχειριστές email ή διαφημιστικών καμπανιών.
Για σιγουριά, πρέπει να προσπαθήσετε να προ-προγραμματίσετε τις καμπάνιες σας ενώ προετοιμάζεστε για PTO. Η προετοιμασία των μηνυμάτων εκ των προτέρων σημαίνει ότι έχετε ήδη τον τελευταίο λόγο για δημιουργικά και αντιγραφή: το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε μια ημερομηνία και ώρα για να ξεκινήσουν οι καμπάνιες σας.
Εάν είστε διαχειριστής κοινωνικών μέσων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία προγραμματισμού για να αναρτήσετε τις αναρτήσεις σας βάσει του ημερολογίου της εταιρείας σας. Η πλατφόρμα του Sprout επιτρέπει επίσης στους χρήστες να διαχειρίζονται στοιχεία όπως φωτογραφίες και λεζάντες, ιδανικό για γρήγορες αλλαγές ή αλλαγές, εάν είναι απαραίτητο.
6. Συγκεντρώστε μια σύντομη αυτόματη απάντηση στο γραφείο
Η συνένωση autoresponder εκτός γραφείου έχει διπλό καθήκον να διαχειριστεί τις προσδοκίες των ανθρώπων, ενώ ταυτόχρονα να τους ενημερώσει ακριβώς πότε θα είστε ξανά διαθέσιμοι (ή πώς αλλιώς να έρθετε σε επαφή).
Εάν τα εισερχόμενά σας είναι εκτός ορίων κατά τη διάρκεια των διακοπών, θα πρέπει να τα καταστήσετε σαφή. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα εκτός γραφείου autoresponder στο Gmail σε λίγα λεπτά.
Λάβετε υπόψη ότι οι απαντήσεις εκτός γραφείου δεν χρειάζεται να είναι ιδιαίτερα χρονοβόρες ή λεπτομερείς. Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός αποτελεσματικού μηνύματος εκτός γραφείου που φτάνει κατευθείαν στο σημείο:
88 αριθμοί αγγέλου
Γεια σας,
Σας ευχαριστούμε για το μήνυμά σας.
Είμαι εκτός γραφείου χωρίς πρόσβαση στο email. Θα απαντήσω όταν επιστρέψω.
Ευχαριστώ,
Κοντό, γλυκό και στο σημείο. Δείτε πώς λειτουργεί;
Παρόλο που μπορείτε σίγουρα να προσθέσετε κάποια προσωπικότητα στα μηνύματα εκτός γραφείου, ένας αμβλύς τόνος είναι ίσως ο καλύτερος τρόπος για να επισημάνετε ότι δεν είστε διαθέσιμοι.
7. Κάντε το PTO σας ορατό στην υπόλοιπη εταιρεία σας
Τυχόν εργασίες που μπορείτε να απογειώσετε από το πιάτο σας ενώ προετοιμάζεστε για διακοπές είναι ένα πλεονέκτημα.
Κατά περίπτωση, δεν πρέπει να κυνηγάτε τους ανθρώπους για να τους ενημερώσετε ότι παίρνετε λίγο χρόνο. Πέρα από την προσωπική συνομιλία με άτομα και τη δημιουργία αυτόματου ανταποκριτή, εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε το PTO σας ως μέρος του ημερολογίου της εταιρείας σας.
Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το Slack, μπορείτε να κάνετε το PTO σας δημόσιο μέσω της λειτουργίας ημερολογίου της πλατφόρμας. 
Το Slack σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε υπενθυμίσεις συμβάντων για το PTO των εργαζομένων σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μεγαλύτερες ομάδες ή περιπτώσεις όπου κάποιος από άλλο τμήμα (πωλήσεις, HR) προσπαθεί να επικοινωνήσει μαζί σας.
Παρεμπιπτόντως, η δημοσίευση του PTO σας δεν αφορά μόνο το Slack. Η ίδια λογική ισχύει για το Ημερολόγιο Google ή άλλα εργαλεία που χρησιμοποιεί η ομάδα σας για τη διαχείριση προγραμμάτων.
8. Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να παρακολουθεί την πρόοδό τους με εργαλεία διαχείρισης έργου
Ας υποθέσουμε ότι έχετε πρόβλημα να αφήσετε τη δουλειά και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα έργα σας λειτουργούν ομαλά σε περίπτωση απουσίας σας.
Γεια, κανένα πρόβλημα. Εκεί ακριβώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν εργαλεία διαχείρισης έργων όπως το Trello. Με έναν πίνακα Kanban, μπορείτε να δείτε ξεκάθαρα ποιος εργάζεται για το τι και πώς κινείται ένα έργο.
1234 που σημαίνει Βίβλος
Αυτό είναι χρήσιμο όχι μόνο για εσάς εάν θέλετε να παρακολουθείτε την πρόοδο της ομάδας σας ενώ βρίσκεστε μακριά, αλλά και να ενθαρρύνετε τη λογοδοσία για άτομα που εργάζονται ομαδικά.
Έχοντας αυτό το είδος οπτικής αναφοράς προόδου καθιστά επίσης τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη όταν επιστρέφετε από τις διακοπές, καθώς μπορείτε να δείτε τι συμβαίνει στο τμήμα σας με μια ματιά.
9. Μην το ιδρώνετε αν δεν κάνετε τα πάντα (τόσο πριν όσο και μετά την επιστροφή σας)
Μην ασκείτε υπερβολική πίεση στον εαυτό σας για να έχετε τα πάντα «τέλεια» όσον αφορά τον προγραμματισμό των διακοπών σας.
Σε τελική ανάλυση, συμβαίνουν καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και οι διακοπές της τελευταίας στιγμής. Εάν βρεθείτε ξαφνικά εκτός γραφείου και δεν μπορείτε να ακολουθήσετε το σχέδιο PTO σας, μην πανικοβληθείτε.
1212 που σημαίνει διπλή φλόγα
Και ομοίως, μην αναγκάζετε τον εαυτό σας να επιτύχει το 'inbox zero' μόλις επιστρέψετε. Απλά ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές σημαίνει ότι ο φόρτος εργασίας σας πρέπει να είναι πιο εύχρηστος, ούτως ή άλλως.
10. Βεβαιωθείτε ότι αφήνετε το χώρο εργασίας σας πεντακάθαρο
Ίσως το τελευταίο πράγμα που κάνετε κατά την προετοιμασία για διακοπές εργασίας είναι να καθαρίσετε το γραφείο σας.
Αρκετά απλό, σωστά; Αυτό δεν είναι μόνο μια ευγένεια για τους συναδέλφους σας, και μπορεί να ωφελήσει και τους απομακρυσμένους εργαζόμενους. Ο καθαρισμός είναι επίσης επωφελής για εσάς διανοητικά, καθώς είναι ευκολότερο να χτυπήσετε το έδαφος τρέχοντας με ένα είδος «λευκής πλάκας» όταν επιστρέφετε στη δουλειά μετά τις διακοπές.
Εάν δεν υπάρχει τίποτα άλλο, ο καθαρισμός είναι ένας τρόπος να απομακρυνθείτε από το τηλέφωνο ή τα εισερχόμενά σας, καθώς προετοιμάζεστε να αφαιρέσετε χρόνο.
https://t.co/4OFWfgsFmG pic.twitter.com/dKyt7jZmEj
- Ελάχιστες ρυθμίσεις (@MinimalSetups) 16 Ιουλίου 2020
Και με αυτό, ολοκληρώνουμε τον οδηγό μας!
Πώς είναι η προετοιμασία για διακοπές;
Αν θέλετε πραγματικά να απολαύσετε τις διακοπές σας και να διασφαλίσετε ότι οι συνεργάτες σας μπορούν εύκολα να πάρουν τα ηνία ενώ έχετε φύγει, λίγος προγραμματισμός προχωρά πολύ.
Ακολουθώντας τη λίστα ελέγχου διακοπών παραπάνω, μπορείτε να λάβετε το PTO σας με σιγουριά. Πραγματοποιήστε λήψη του προτύπου μας για να εφαρμόσετε αυτά τα βήματα στις επόμενες διακοπές σας:
Το να μπορείς να σχεδιάζεις αποτελεσματικά είναι βασική δεξιότητα για τους διαχειριστές κοινωνικών μέσων. Μιλώντας για αυτό, φροντίστε να ελέγξετε τον οδηγό μας για τα απαραίτητα δεξιότητες κοινωνικών μέσων για να δείτε πώς αλλιώς μπορείτε να ανεβείτε ως έμπορος.
Μοιράσου Το Με Τους Φίλους Σου:
