Με την Πανδημία covid-19 Ο περιορισμός των ταξιδιών και των συσσωρευμένων προσωπικών συγκεντρώσεων, εικονικών διασκέψεων και εκδηλώσεων αντικατέστησε τους συναδέλφους τους. Αντί να επιβραδύνονται οι προγραμματισμένες διαταραχές, φαίνεται ότι υπάρχουν περισσότερες εκδηλώσεις από ποτέ, μεταξύ διαδικτυακών σεμιναρίων και εκδηλώσεων εκτόξευσης και συνεδρίων βιομηχανίας.



Λόγω του πόσο συχνά είναι αυτά τα εικονικά γεγονότα, η προετοιμασία και η καθιερωμένη στρατηγική είναι το κλειδί για να ξεχωρίσετε από το πλήθος. Τα εικονικά γεγονότα δεν είναι μια νέα ιδέα. Οι επιχειρήσεις απευθείας προς τους καταναλωτές έχουν συχνά ψηφιακό μόνο κυκλοφορία προϊόντος και οι δυνατότητες κοινωνικών μέσων κάνουν αυτές τις ευκολότερες και ευκολότερες.



Εάν φιλοξενείτε ένα εικονικό συνέδριο ή εκδήλωση για πρώτη φορά, εξοπλιστείτε με αυτές τις συμβουλές για μια επιτυχημένη εμπειρία.

ψυχή ώθηση αριθμός 7

Τύποι εικονικών συνεδρίων και εκδηλώσεων

Πολλές εκδηλώσεις προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να μετατραπούν σε ψηφιακές εμπειρίες, αρκεί να προβείτε στον απαραίτητο προγραμματισμό εκ των προτέρων. Βιομηχανικά συνέδρια που είναι βαριά με παρουσιάσεις και ηχεία λειτουργούν σε εικονικό περιβάλλον, αλλά θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε πώς θα λειτουργήσει ουσιαστικά το συνηθισμένο κομμάτι δικτύωσης μιας προσωπικής εκδήλωσης. Οι άνθρωποι πηγαίνουν σε αυτούς τους τύπους εκδηλώσεων εν μέρει για απρόσμενες συνομιλίες και συμβάντα δορυφορικής δικτύωσης που προκύπτουν.

Πέρα από τα συνέδρια της βιομηχανίας, έχουμε δει πολλά παραδείγματα εικονικών εκδηλώσεων, όπως φεστιβάλ, συναυλίες, παρουσιάσεις προϊόντων, συγκεντρώσεις εταιρειών και ακόμη και ώρες χαράς. Υπάρχει μια εικονική εναλλακτική λύση για σχεδόν κάθε τύπο εκδήλωσης εκεί έξω.

1. Προϋπολογισμός, προϋπολογισμός, προϋπολογισμός

Ακριβώς επειδή είναι ένα εικονικό συμβάν τώρα δεν σημαίνει ότι μπορείτε να απορρίψετε τον προϋπολογισμό σας. Ναι, θα μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα από την εκτύπωση, την προσωπική τεχνική υποστήριξη, την κράτηση στο χώρο και τη σήμανση, αλλά να μην ξεφύγετε πλήρως από το μάρκετινγκ. Τα εικονικά συμβάντα έχουν χαμηλότερα γενικά έξοδα από αυτά του προσωπικού, αλλά όσο περισσότερη δραστηριότητα και συμμετοχή έχετε, τόσο περισσότερο θα χρειαστείτε για τον προϋπολογισμό, ειδικά για την τεχνολογία υποστήριξης.

Η αντικατάσταση ενός τόπου εκδήλωσης είναι το λογισμικό ή η εφαρμογή που θα χρησιμοποιήσετε για τη διοργάνωση της εκδήλωσης. Ο αριθμός των συμμετεχόντων, τόσο των ομιλητών όσο και των παρευρισκομένων, και το επιθυμητό επίπεδο αλληλεπίδρασης θα καθορίσει τον τύπο της πλατφόρμας διαχείρισης που θα χρησιμοποιήσετε. Ορισμένες εκδηλώσεις έχουν πραγματοποιηθεί αποκλειστικά στο Instagram Live, ενώ άλλες είναι προ-ηχογραφημένα βίντεο που κυκλοφορούν σε προγραμματισμένες ώρες.



Η χορηγία είναι ένα σημαντικό μέρος του σχεδιασμού εκδηλώσεων, οπότε αν θέλετε να συνεχίσετε να στέλνετε swag out ή να φιλοξενείτε εικονικές ώρες χαράς, φροντίστε να τροποποιήσετε το σχέδιο χορηγιών σας σε αυτό που μπορεί να χρειαστεί μια εικονική εκδήλωση. Αυτό το προσωπικό κατάστημα που επρόκειτο να είναι στην εκδήλωση; Μπορεί τώρα να είναι ένα διαδικτυακό κατάστημα με ειδικές προσφορές ή προσφορές για τους συμμετέχοντες.

Άλλα στοιχεία προϋπολογισμού που θα πρέπει να λάβετε υπόψη που σχετίζονται με εικονικές εκδηλώσεις περιλαμβάνουν: έντονη προώθηση κοινωνικών μέσων, ζωντανή λεζάντα, εποπτεία σχολίων και φιλοξενία βίντεο και εγγράφων μετά το τέλος της εκδήλωσης. Τα μικρότερα συμβάντα όπως τα σεμινάρια Ιστού και η ζωντανή ροή όλη την ημέρα δεν θα χρειάζονται όλα αυτά, οπότε ελέγξτε τι πρέπει να δώσετε προτεραιότητα και τι μπορείτε να μειώσετε από τον προϋπολογισμό σας.

2. Αναμίξτε ζωντανές ροές και βίντεο με προ-εγγραφή

Η απόφαση σχετικά με το πρόγραμμά σας και την πορεία προς συνομιλίες που δεν θέλετε να χάσετε είναι σημαντικά μέρη ενός συνεδρίου. Το πλεονέκτημα μιας εικονικής εκδήλωσης είναι ότι συνήθως μπορείτε να παρακολουθείτε συνομιλίες που σας λείπουν. Αλλά, ποιο είναι το νόημα να παρευρεθείτε εάν απλώς θα μπορείτε να παρακολουθήσετε αργότερα; Βελτιώστε τις εκδηλώσεις σας και κάντε τις πιο ελκυστικές για τους συμμετέχοντες ζωντανά με διασκεδαστικές ζωντανές ροές, εικονικές αίθουσες ξεμπλοκαρίσματος ή συζητήσεις συζήτησης και άλλο διαδραστικό υλικό.



Τα εγγεγραμμένα βίντεο αφήνουν τα ηχεία σας να ξεχωρίζουν για τυχόν προβλήματα τεχνολογίας και επίσης επιτρέπουν την επεξεργασία αν χρειαστεί. Στο τέλος κάθε συνεδρίασης, μπορείτε να κάνετε τους ομιλητές να συμμετέχουν είτε σε ζωντανό βίντεο είτε στο chatroom για να απαντήσουν σε ερωτήσεις, όπως σε μια εκδήλωση προσωπικά.

118 αριθμός αγγέλου
παράδειγμα εικονικής συνεδρίας στο facebook από την Καλιφόρνια Ακαδημία Επιστημών

Η Καλιφόρνια Ακαδημία Επιστημών είχε μια εβδομάδα Εκδήλωση NightLive . Κάθε εκδήλωση είχε ένα θέμα και περιελάμβανε σχετικούς ομιλητές και επιδείξεις. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας, το μουσείο μετέτρεψε αυτές τις εβδομαδιαίες εκδηλώσεις σε Virtual NightLife και NightSchool, που είναι και οι δύο εκδηλώσεις ζωντανής ροής που αντικατοπτρίζουν τις προσωπικές τους. Έχοντας αυτά στο Facebook Live ενθαρρύνει τα σχόλια και αποθηκεύει επίσης το βίντεο για να παρακολουθήσουν οι μελλοντικοί συμμετέχοντες.

Ζωντανές ροές, είτε είναι ενεργοποιημένες Facebook Ζωντανά , Το Instagram ή μια άλλη πλατφόρμα ροής, είναι πολύ πιο διαδραστικό για όλους και μια προστιθέμενη αξία εάν οι συμμετέχοντες πρέπει να πληρώσουν για να παρακολουθήσουν.

Η ανάμιξη των δύο τύπων βίντεο σε μία εκδήλωση το κάνει διασκεδαστικό και αξέχαστο, ξεπερνώντας τον παράγοντα αδράνειας που μπορεί να έχει αυστηρά ηχογραφημένο βίντεο.

3. Προετοιμάστε τα ηχεία σας

Για μια εντελώς εικονική εκδήλωση, βεβαιωθείτε ότι τα ηχεία σας είναι πλήρως προετοιμασμένα. Μεγαλύτερες εκδηλώσεις πρέπει να κάνουν δοκιμαστικές διαδρομές για ταχύτητα στο internet, επίπεδο άνεσης με την τεχνολογία και τους ελέγχους μικροφώνου. Η ζωντανή ροή και η χρήση οποιασδήποτε πλατφόρμας εκδηλώσεων που θα επιλέξετε μπορεί να είναι μια νέα εμπειρία για τα ηχεία σας, οπότε είναι καλύτερο να τα προετοιμάσετε για αυτό που μπορεί να συναντήσουν. Θα τους ζητηθεί να ελέγξουν οι ίδιοι τα σχόλια; Πρέπει να μοιραστούν την οθόνη τους για παρουσίαση διαφανειών;

Μερικά κοινά σενάρια για προετοιμασία περιλαμβάνουν:

  • Βρείτε το καλύτερο φυσικό περιβάλλον για το ηχείο σας για να ελαχιστοποιήσετε τις διακοπές και να έχετε καθαρό ήχο. Δοκιμάστε, εξασκηθείτε και προετοιμάστε εξοπλισμό για να διασφαλίσετε ότι όλα τα ηχεία θα μεταδίδουν περίπου στο ίδιο επίπεδο ήχου για να αποφευχθούν οι αιφνιδιαστικές αλλαγές έντασης για τους θεατές.
  • Αν κοινή χρήση οθόνης ή ζωντανή ροή, συμβουλές σχετικά με το τι πρέπει να απενεργοποιήσετε στον υπολογιστή σας, όπως η αναστολή όλων των ειδοποιήσεων.
  • Να σχολιάσετε ή να μην σχολιάσετε; Στην ιδανική περίπτωση, θα έχετε ένα ξεχωριστό άτομο που ελέγχει τα σχόλια, ώστε ο ομιλητής να μπορεί να επικεντρωθεί στη συζήτηση του. Σε κάθε περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι είναι εξοικειωμένοι με τον κώδικα συμπεριφοράς της εκδήλωσης και πώς να χειριστείτε προσβλητικούς σχολιαστές
  • Τεχνολογικά δεινά. Τι θα συμβεί εάν η τεχνολογία του ηχείου τους αποτύχει ή οι λογισμικές δυσλειτουργίες ή οι διαφάνειες τους δεν λειτουργούν; Ετοιμάστε εφεδρικά σχέδια για όλα αυτά τα πιθανά προβλήματα.

Τέλος, τα ηχεία είναι μια άλλη πηγή προώθησης για την εκδήλωσή σας. Θέλετε να διαφημίσουν την ομιλία τους, ώστε το κοινό τους να νιώσει ότι αξίζει να παρακολουθήσετε την εκδήλωση. Για να το κάνετε πιο εύκολο στα ηχεία, ετοιμάστε διάφορα διαφημιστικά υλικά στο ιδανικά μεγέθη κοινωνικών μέσων και προτεινόμενες λεζάντες. Με αυτόν τον τρόπο, το μόνο που έχουν να κάνουν είναι να προγραμματίσουν το περιεχόμενο και να επικολλήσουν τους υπότιτλους.

4. Θέστε τις προσδοκίες για τους συμμετέχοντες

Είτε πρόκειται για ένα μεγάλο συνέδριο βιομηχανίας είτε για ζωντανή ροή ενός θέματος, πρέπει να κοινοποιήσετε αποτελεσματικά τι πρέπει να περιμένουν οι συμμετέχοντες. Βρίσκει να αφιερώσετε χρόνο για να παρακολουθήσετε μια εκδήλωση μόνο για να συνειδητοποιήσετε ότι το θέμα είναι πολύ ευρύ ή προσανατολισμένο για διαφορετικό κοινό. Να είστε ξεκάθαροι για το τι είναι το συμβάν και για ποιον είναι. Πώς ξεχωρίζει από όλες τις άλλες εικονικές εκδηλώσεις εκεί έξω;

Εάν μετατρέπετε μια εκδήλωση προσωπικά σε εικονική, θα πρέπει να μιλήσετε για το πώς θα εμφανίζονται οι κύριες λειτουργίες στο διαδίκτυο. Πώς μοιάζει η υποδοχή καλωσορίσματος και ομιλητής για τους συμμετέχοντες; Όπως κάθε εκδήλωση, δημοσιεύστε ένα πρόγραμμα. Ενημερώστε τους εάν είναι εγγεγραμμένο, εάν υπάρχουν σχόλια, εάν η παρουσίαση θα αποθηκευτεί και πώς θα είναι η αλληλεπίδραση. Θα είναι ενεργοποιημένα ή απενεργοποιημένα τα βίντεο των συμμετεχόντων; Διατίθενται hashtags, τόσο live-tweeting είτε συμπληρωματικά Συζητήσεις στο Twitter είναι δυνατοί;

Κόμικ-κων , μια εκδήλωση που έχει προσελκύσει ιστορικά περισσότερους από 130.000 παρευρισκόμενους, έγινε εικονική το 2020. Για να αναπαράγετε την προσωπική εμπειρία, τους προγραμματισμένους αγώνες, πολλές ομιλίες, μια αίθουσα εκθέσεων στο διαδίκτυο, παρακολουθήστε πάρτι και άλλα.

847 αριθμός αγγέλου

Διευκολύνετε τους συμμετέχοντες να δημιουργήσουν ένα πρόγραμμα εκδηλώσεων και να έχουν τους σωστούς συνδέσμους για να κατευθυνθούν όταν είναι ώρα να παρευρεθούν. Εάν χρησιμοποιείται μια πλατφόρμα εκδηλώσεων, στείλτε οδηγούς σχετικά με τον τρόπο χρήσης της και εάν απαιτούνται λήψεις. Χαρακτηριστικά προσβασιμότητας όπως η ζωντανή λεζάντα και οι μεταφράσεις θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη. Με ένα εικονικό συμβάν, έχετε την επιλογή να επεκτείνετε τη βάση συμμετοχής σας και να δημιουργήσετε αποτελεσματικά περισσότερους δυνητικούς δυνητικούς πελάτες και ουσιαστική αφοσίωση. Όσοι δεν μπορούσαν να ταξιδέψουν στην εκδήλωση μπορούν πλέον να παρευρεθούν στην εικονική.

Τέλος, αφιερώστε χρόνο δικτύωσης, ειδικά αν πρόκειται για ένα συνέδριο βιομηχανίας που έχει συνήθως αυτό το στοιχείο. Οι χαρούμενες ώρες που φιλοξενούνται από τους χορηγούς, οι συνομιλίες ταχύτητας one-on-one και οι αίθουσες τοπικών breakout είναι τρόποι ενθάρρυνσης της δικτύωσης. Για οποιαδήποτε πλατφόρμα αποφασίσετε να διοργανώσετε την εκδήλωση, ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να συμπληρώσουν πλήρως το προφίλ τους, ώστε να μπορούν να συνδεθούν πιο εύκολα με συναδέλφους του κλάδου.

5. Σχεδιάστε την προσφορά: Πριν, κατά τη διάρκεια και μετά

Το μάρκετινγκ, ειδικά στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα είναι ένα μεγάλο μέρος της προετοιμασίας σας. Η πληρωμή για διαφημίσεις κοινωνικών μέσων είναι απαραίτητη ψηφιακές εκδηλώσεις αλλά μην ξεχνάτε τις σελίδες προορισμού και τις αποστολές ενημερωτικών δελτίων. Εκδηλώσεις όπως Ψηφιακό 2020 Sprout Sessions να έχετε ένα πλήρες πρόγραμμα προώθησης που ξεκινά πριν από την εκδήλωση. Η προσπάθεια δεν τελειώνει ούτε με την ημέρα της εκδήλωσης - οι εικονικές εκδηλώσεις παρέχουν πολλές ευκαιρίες για επαναχρησιμοποίηση ζωντανής ροής και ψηφιακού περιεχομένου για εβδομάδες μετά το γεγονός.

Ευτυχώς για εσάς, τα εικονικά συμβάντα διευκολύνουν την παρακολούθηση της απόδοσης επένδυσής σας. Μεταξύ ακρόαση κοινωνικών μέσων , λέξη-κλειδί και αναφορές αναλυτικών στοιχείων ετικετών και ψηφιακά αναλυτικά στοιχεία διαφήμισης, είστε έτοιμοι να γνωρίζετε πόσο καλά αποδίδει η καμπάνια σας.

MozCon , μια προσωπική εκδήλωση, έγινε ψηφιακή το 2020. Η σελίδα προορισμού είναι σαφής σε αυτό που μπορούν να περιμένουν οι συμμετέχοντες από την εικονική πτυχή. Ακόμα καλύτερα, η προώθησή τους μετά την εκδήλωση περιλαμβάνει ένα πακέτο βίντεο επί πληρωμή, το οποίο μπορείτε να αγοράσετε εάν χάσατε τη συμμετοχή σας.

Η φιλοξενία εικονικών εκδηλώσεων που έχουν συνεδρίες βίντεο σημαίνει ότι έχετε πλέον διαθέσιμο θησαυρό περιεχομένου. Επανατοποθετήστε το περιεχόμενο σε άλλες μορφές, όπως επεισόδια podcast, γραφικά παραθέσεων και άρθρα μεγάλου μήκους.

Μετά την ολοκλήρωση της εκδήλωσης, ευχαριστήστε όλους τους συμμετέχοντες και χρησιμοποιήστε έρευνες παρακολούθησης για να καταλάβετε τι μπορείτε να εργαστείτε για την επόμενη φορά. Αυτά τα αποτελέσματα της έρευνας μπορούν επίσης να γίνουν μαρτυρίες για την προώθηση εκδηλώσεων του επόμενου έτους.

συμπέρασμα

Ο σχεδιασμός και η προετοιμασία αποτελούν πυλώνες για τη διοργάνωση ενός επιτυχημένου εικονικού συνεδρίου ή εκδήλωσης. Όταν όλοι οι εμπλεκόμενοι - ομιλητές, παρευρισκόμενοι, συντονιστές - ξέρουν τι να περιμένουν και πώς να συμμετέχουν, δημιουργεί μια πολύ πιο ομαλή εμπειρία. Τα εικονικά συμβάντα έχουν το πλεονέκτημα ότι είναι χαμηλότερο κόστος, ευρύτερη συμμετοχή κοινού και εύκολη παρακολούθηση των αναλυτικών στοιχείων, αλλά δεν σημαίνει ότι πρέπει να παραλείψετε άλλα απαραίτητα στοιχεία.

αριθμός 444 που σημαίνει αγάπη

Το πεδίο των εικονικών εκδηλώσεων γίνεται όλο και πιο γεμάτο από το χρόνο, οπότε πρέπει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά γιατί το δικό σας είναι αυτό που πρέπει να παρακολουθήσετε και όχι οι άλλοι. Επιπλέον χαρακτηριστικά, όπως ζωντανές ροές και ζωντανές ερωτήσεις και απαντήσεις, θα αυξήσουν τη συμμετοχή των συμμετεχόντων.

Ενθουσιασμένος για να φιλοξενήσετε το δικό σας εικονικό συνέδριο ή εκδήλωση, αλλά χρειάζεστε κάποια έμπνευση; Χρήση κοινωνική ακρόαση για να δείτε ποια τοπικά κενά μπορούν να καλυφθούν.

Μοιράσου Το Με Τους Φίλους Σου: